Bisnis online tidak hanya membutuhkan platform untuk menjual produk dan menerima pesanan. Di balik transaksi tersebut, ada banyak aktivitas keuangan yang perlu dicatat, mulai dari pemasukan, pembelian stok, biaya operasional, hingga keuntungan yang diperoleh.
Jika pencatatan masih dilakukan secara manual, pemilik bisnis akan lebih sulit mengetahui kondisi keuangan secara akurat. Data transaksi juga dapat tersebar di berbagai marketplace, rekening, dan catatan sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk direkap.
Di sinilah software akuntansi dapat membantu. Dengan sistem yang tepat, bisnis online dapat mencatat transaksi dan mengelola keuangan secara lebih terstruktur tanpa harus bergantung sepenuhnya pada spreadsheet.
Namun, banyaknya pilihan software di pasaran membuat pemilik bisnis perlu lebih selektif. Software yang baik bukan hanya menawarkan pencatatan transaksi, tetapi juga memiliki fitur yang sesuai dengan karakteristik bisnis online.
Mengapa Bisnis Online Membutuhkan Software Akuntansi?
Bisnis online dapat menghasilkan banyak transaksi dalam waktu singkat. Satu produk bisa terjual melalui marketplace, website, media sosial, maupun saluran penjualan lainnya.
Semakin banyak transaksi, semakin besar pula pekerjaan administratif yang harus dilakukan. Pemilik bisnis perlu mencatat penjualan, memantau pembayaran, memperbarui stok, mencatat biaya, hingga menghitung keuntungan.
Software akuntansi membantu mengurangi pekerjaan manual tersebut dengan menyimpan data transaksi dalam satu sistem. Pemilik bisnis juga dapat menggunakan data tersebut untuk melihat kondisi keuangan dan mengambil keputusan.
Misalnya, ketika penjualan meningkat tetapi laba tidak ikut bertambah, data keuangan dapat membantu menemukan penyebabnya. Bisa jadi harga jual terlalu rendah, biaya operasional meningkat, atau biaya pembelian stok belum diperhitungkan dengan tepat.
Fitur yang Harus Ada dalam Software Akuntansi Bisnis Online
Tidak semua software akuntansi memiliki fitur yang sama. Untuk bisnis online, beberapa fitur berikut sebaiknya menjadi pertimbangan sebelum memilih software.
1. Pencatatan Penjualan dan Pembelian
Fitur dasar yang harus tersedia adalah pencatatan transaksi penjualan dan pembelian.
Pencatatan yang rapi membantu pemilik bisnis mengetahui berapa banyak transaksi yang terjadi dan berapa nilai pemasukan maupun pengeluaran selama periode tertentu. Data ini juga menjadi dasar untuk menghasilkan laporan keuangan.
Software sebaiknya memungkinkan pengguna mencatat transaksi dengan praktis sehingga pekerjaan administratif tidak justru menjadi lebih rumit.
2. Manajemen Persediaan
Stok merupakan bagian penting dalam bisnis online, terutama bagi bisnis yang menjual produk fisik. Kesalahan pencatatan stok dapat menyebabkan masalah seperti kehabisan barang ketika permintaan tinggi atau menumpuknya produk yang kurang laku.
Karena itu, pilih software yang dapat membantu memantau persediaan secara lebih terstruktur. Akan lebih baik jika pencatatan stok dapat terhubung dengan transaksi pembelian dan penjualan sehingga perubahan jumlah persediaan dapat dipantau dengan lebih mudah.
3. Fitur untuk Menghitung HPP
Harga pokok penjualan (HPP) menunjukkan biaya yang dikeluarkan bisnis untuk memperoleh atau menghasilkan barang yang kemudian dijual kepada pelanggan.
Penghitungan HPP penting karena angka ini digunakan untuk mengetahui laba kotor. Tanpa mengetahui HPP secara tepat, bisnis dapat keliru menilai apakah harga jual yang ditetapkan sudah menghasilkan keuntungan yang memadai.
Karena itu, pemilik bisnis perlu menggunakan sistem yang dapat membantu menghitung HPP dengan lebih konsisten. Dengan data HPP yang akurat, penentuan harga jual, evaluasi margin, dan analisis produk menjadi lebih mudah dilakukan.
4. Laporan Keuangan
Software akuntansi sebaiknya tidak berhenti pada pencatatan transaksi. Data yang sudah dimasukkan harus dapat diolah menjadi laporan yang membantu pemilik bisnis memahami kondisi keuangan.
Beberapa laporan yang umum dibutuhkan antara lain:
- Laporan laba rugi untuk melihat pendapatan, biaya, dan laba.
- Neraca untuk melihat aset, liabilitas, dan ekuitas.
- Laporan arus kas untuk memantau penerimaan dan pengeluaran kas.
- Laporan penjualan untuk menganalisis performa transaksi.
- Laporan persediaan untuk memantau stok dan pergerakannya.
Dengan laporan tersebut, pemilik bisnis dapat mengambil keputusan berdasarkan data, bukan hanya berdasarkan saldo rekening atau jumlah penjualan.
5. Integrasi dengan Marketplace
Bisnis online sering menggunakan lebih dari satu kanal penjualan. Misalnya, produk dijual melalui marketplace sekaligus website dan media sosial.
Jika setiap transaksi harus dimasukkan secara manual ke sistem akuntansi, pekerjaan administrasi dapat menjadi semakin banyak. Karena itu, integrasi dengan marketplace dapat menjadi fitur yang sangat membantu.
Integrasi memungkinkan data dari kanal penjualan tertentu masuk ke sistem yang lebih terpusat sehingga proses rekonsiliasi dan pencatatan dapat dilakukan dengan lebih efisien.
6. Rekonsiliasi Transaksi
Transaksi bisnis online tidak selalu langsung masuk ke rekening dalam jumlah yang sama dengan nilai penjualan. Ada kemungkinan potongan marketplace, biaya layanan, biaya pengiriman, refund, atau biaya lainnya.
Fitur rekonsiliasi membantu mencocokkan transaksi yang tercatat dengan pembayaran yang benar-benar diterima. Hal ini penting untuk menghindari perbedaan antara catatan penjualan dan kondisi kas sebenarnya.
7. Akses Berbasis Cloud
Software berbasis cloud memungkinkan data keuangan diakses melalui perangkat yang terhubung ke internet tanpa harus bergantung pada satu komputer.
Fitur ini bermanfaat bagi pemilik bisnis yang tidak selalu bekerja dari lokasi yang sama. Pemilik dapat memantau laporan dan kondisi keuangan ketika sedang berada di kantor, rumah, atau lokasi lainnya.
Selain fleksibilitas akses, penggunaan sistem berbasis cloud juga dapat memudahkan kolaborasi antara pemilik bisnis, tim keuangan, dan pihak lain yang membutuhkan akses ke data.
Rekomendasi Software Akuntansi Bisnis Online
1. Kledo
Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang dapat membantu bisnis online mengelola pencatatan keuangan, transaksi, persediaan, hingga laporan keuangan dalam satu sistem.
Salah satu keunggulannya adalah antarmuka yang dirancang agar mudah digunakan, termasuk bagi pemilik bisnis yang tidak memiliki latar belakang akuntansi. Kledo juga menyediakan fitur seperti pencatatan penjualan dan pembelian, pengelolaan stok, multi-gudang, laporan keuangan, aset tetap, budgeting, hingga integrasi dengan beberapa platform bisnis.
Untuk bisnis online yang memiliki banyak transaksi dan produk, pengelolaan persediaan serta integrasi dengan kanal penjualan dapat membantu mengurangi pekerjaan pencatatan secara manual.
2. HashMicro
HashMicro merupakan software ERP yang menyediakan modul akuntansi sekaligus berbagai fungsi bisnis lainnya. Selain pengelolaan keuangan, platform ini dapat digunakan untuk mengelola persediaan, pembelian, penjualan, hingga operasional bisnis.
Pilihan ini lebih cocok dipertimbangkan oleh bisnis yang membutuhkan sistem terintegrasi untuk mengelola berbagai proses dalam satu platform, terutama ketika operasional bisnis sudah cukup kompleks.
3. Jubelio
Jubelio dikenal sebagai platform omnichannel yang membantu bisnis mengelola penjualan dari berbagai marketplace dan kanal dalam satu sistem. Selain pengelolaan pesanan dan persediaan, Jubelio juga memiliki fitur yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan.
Software ini dapat menjadi pilihan bagi bisnis online yang berjualan melalui banyak marketplace dan membutuhkan sistem untuk menyatukan aktivitas penjualan, stok, dan operasional.
4. Beecloud
Beecloud merupakan software akuntansi berbasis cloud yang menyediakan fitur untuk pencatatan transaksi, persediaan, pembelian, penjualan, dan laporan keuangan.
Software ini dapat dipertimbangkan oleh bisnis yang membutuhkan sistem akuntansi sekaligus pengelolaan stok. Fitur multi-cabang dan persediaan juga dapat membantu bisnis yang mulai berkembang dan memiliki lebih dari satu lokasi operasional.
5. Odoo
Odoo merupakan platform bisnis terintegrasi yang memiliki modul akuntansi serta berbagai modul lain, seperti penjualan, inventaris, pembelian, CRM, dan e-commerce.
Karena cakupannya cukup luas, Odoo dapat menjadi pilihan bagi bisnis yang membutuhkan sistem terintegrasi untuk berbagai aktivitas operasional.
Bagaimana Memilih Software Akuntansi yang Tepat?
Software terbaik bukan selalu software dengan jumlah fitur paling banyak. Pilihan yang tepat adalah software yang fiturnya benar-benar sesuai dengan proses bisnis dan dapat digunakan secara konsisten.
Sebelum berlangganan, pertimbangkan beberapa hal berikut:
- Sesuaikan dengan skala bisnis. Pastikan software dapat memenuhi kebutuhan bisnis saat ini sekaligus memiliki ruang untuk berkembang.
- Periksa fitur yang benar-benar dibutuhkan. Prioritaskan fitur seperti pencatatan transaksi, persediaan, HPP, laporan keuangan, dan integrasi yang relevan.
- Pertimbangkan kemudahan penggunaan. Sistem yang terlalu rumit dapat membuat tim enggan menggunakannya secara konsisten.
- Perhatikan integrasi. Jika bisnis menggunakan marketplace atau aplikasi lain, pastikan software memiliki integrasi yang sesuai.
- Evaluasi keamanan data. Data keuangan merupakan informasi penting sehingga keamanan dan mekanisme pencadangan perlu diperhatikan.
- Cek dukungan pengguna. Bantuan saat implementasi dan penggunaan dapat mempercepat proses adaptasi tim.
Pada akhirnya, software akuntansi seharusnya tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan transaksi. Sistem yang tepat dapat membantu bisnis memahami arus uang, mengontrol biaya, memantau persediaan, dan mengetahui profitabilitas secara lebih jelas.
Kesimpulan
Pengelolaan keuangan menjadi semakin penting ketika bisnis online mulai memiliki banyak transaksi, produk, dan kanal penjualan. Pencatatan manual yang awalnya terasa cukup praktis dapat menjadi kurang efisien ketika volume transaksi terus bertambah.
Karena itu, penggunaan software akuntansi dapat membantu bisnis mengelola transaksi dan menghasilkan informasi keuangan secara lebih terstruktur.
Saat memilih software, jangan hanya melihat harga atau jumlah fitur. Pastikan sistem memiliki fitur yang benar-benar mendukung kebutuhan bisnis, terutama pencatatan transaksi, manajemen stok, penghitungan HPP, laporan keuangan, dan integrasi dengan kanal penjualan.
Dengan sistem pencatatan yang lebih rapi, pemilik bisnis dapat mengurangi pekerjaan administratif sekaligus memiliki data yang lebih baik untuk mengambil keputusan dan mengembangkan bisnis.
*Artikel ini hasil kerjasama SAPX dan Kledo
