Jika dulu mengirim barang ke luar negeri dianggap susah, maka saat ini Anda tidak perlu pusing lagi. Zaman yang semakin canggih membuat pengiriman paket ke luar negeri menjadi mudah, baik untuk keperluan pribadi maupun bisnis.
Namun, masih banyak orang yang belum memahami secara menyeluruh cara kirim paket ke luar negeri yang benar dan sesuai prosedur. Mulai dari memilih jasa ekspedisi, menyiapkan dokumen, hingga memahami regulasi bea cukai di negara tujuan, semuanya perlu diperhatikan agar paket sampai dengan aman dan tepat waktu.
Sebelum membahas tentang bagaimana cara mengirim barang ke luar negeri yang benar, ketahui dulu ketentuan kirim barang ke luar negeri seperti di bawah ini:
Ketentuan Kirim Barang ke Luar Negeri
Pengiriman barang ke luar negeri harus mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, khususnya Ditjen Bea dan Cukai. Berikut ini beberapa ketentuan tentang bagaimana cara kirim barang ke luar negeri yang perlu Anda ketahui :
- Berat barang tidak lebih dari 100 kg netto untuk satu kali pengiriman. Jika melebihi 100 kg netto maka akan diberlakukan ketentuan umum di bidang import.
- Pengiriman produk makanan, minuman dan obat-obatan harus mendapatkan ijin BPOM
- Pengiriman barang elektronik seperti handphone dan komputer tablet yang boleh maksimal 2 item
- Pengiriman tumbuhan, hewan, serta ikan harus mendapatkan izin pemasukan dari Badan Karantina
Baca juga: Waspada, Begini Ciri-ciri Penipuan Paket Luar Negeri yang Perlu Anda Tahu!
Persiapan Sebelum Mengirim Barang ke Luar Negeri
Sebelum mengirim paket ke luar negeri, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan agar proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai aturan. Persiapan ini tidak hanya menyangkut barang yang akan dikirim, tetapi juga dokumen pendukung serta pemahaman terhadap kebijakan negara tujuan.
Berikut hal-hal yang perlu Anda siapkan sebelum mengirim barang ke luar negeri:
1. Pastikan Barang Diperbolehkan untuk Dikirim
Setiap negara memiliki aturan tersendiri mengenai jenis barang yang boleh dan tidak boleh masuk. Misalnya, beberapa negara melarang masuknya makanan, cairan, atau produk tertentu karena alasan keamanan dan kesehatan. Pastikan barang yang akan dikirim tidak termasuk dalam daftar terlarang di negara tujuan.
2. Periksa Ketentuan dan Regulasi Bea Cukai
Bea cukai memiliki peran penting dalam proses pengiriman internasional. Anda perlu memahami apakah barang yang dikirim memerlukan deklarasi khusus, apakah ada batas nilai tertentu yang bebas pajak, serta bagaimana prosedur pemeriksaan yang berlaku. Informasi ini bisa diperoleh melalui situs resmi bea cukai negara tujuan atau dari jasa ekspedisi yang Anda gunakan.
3. Siapkan Dokumen Pendukung
Beberapa dokumen penting yang umumnya dibutuhkan antara lain:
- Invoice atau nota pembelian, terutama jika barang bernilai tinggi atau untuk keperluan bisnis.
- Formulir deklarasi bea cukai, yang berisi deskripsi barang, nilai barang, dan tujuan pengiriman.
- Salinan identitas pengirim dan penerima, jika diminta oleh pihak ekspedisi.
4. Ukur dan Timbang Paket dengan Akurat
Berat dan dimensi paket sangat memengaruhi biaya pengiriman. Pastikan Anda mengukur dan menimbang paket dengan benar agar tidak terjadi perbedaan saat paket ditimbang ulang oleh pihak ekspedisi.
5. Lakukan Pengecekan Ongkir ke Luar Negeri
Setelah mengukur berat dan dimensi paket, lakukan pengecekan ongkos kirim (ongkir) ke negara tujuan di halaman cek ongkir luar negeri. Hal ini penting untuk memperkirakan biaya yang harus disiapkan dan memilih layanan yang paling sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi harga maupun estimasi waktu pengiriman.
6. Tulis Alamat Tujuan dengan Detail
Tuliskan alamat penerima dengan lengkap dan jelas, termasuk kode pos, nomor telepon, dan detail tambahan jika diperlukan (misalnya: nomor apartemen, lantai, atau landmark terdekat). Alamat yang tidak lengkap bisa menyebabkan paket tertunda atau bahkan tidak sampai.
Langkah-langkah di atas bersifat umum dan bisa sedikit berbeda tergantung jasa ekspedisi yang digunakan.
Cara Kirim Paket atau Barang ke Luar Negeri
Mengirim paket ke luar negeri sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, asalkan mengikuti prosedur yang tepat. Berikut adalah cara kirim paket atau barang ke luar negeri:
1. Persiapkan Paket yang Akan Dikirim
Cara kirim paket ke luar negeri yang pertama tentu saja adalah menyiapkan paket yang hendak dikirimkan. Kemas barang tersebut dengan rapi dan aman sesuai dengan ketentuan. Paket yang dikemas dengan baik akan mempermudah pengiriman serta membuat paket Anda menjadi lebih aman. Pastikan bahwa barang yang akan Anda kirim tidak termasuk dalam daftar barang terlarang di negara tujuan.
2. Siapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Setelah itu, siapkan dokumen penting seperti faktur/invoice (untuk barang bernilai jual), formulir bea cukai (custom declaration), serta informasi identitas pengirim dan penerima. Jika barang dikirim untuk keperluan pribadi, pastikan Anda menuliskan tujuan pengiriman dengan jelas, seperti “hadiah” atau “barang pribadi.”
Baca juga: Intip Perbedaan Cargo dan Reguler pada Jasa Ekspedisi
3. Packing Barang dengan Aman dan Rapi
Pengemasan adalah aspek penting dalam pengiriman internasional. Gunakan bahan pelindung seperti bubble wrap, styrofoam, atau bantalan lainnya untuk mencegah kerusakan. Pilih kardus atau kemasan yang sesuai dengan ukuran dan berat barang. Pastikan semua bagian tertutup rapat dan tidak mudah terbuka selama proses pengiriman.
4. Tulis Alamat Tujuan dengan Lengkap dan Jelas
Tuliskan alamat penerima secara detail, termasuk nama lengkap, nama jalan, nomor rumah atau gedung, kota, kode pos, negara, dan nomor telepon yang aktif. Gunakan bahasa Inggris atau format internasional untuk memudahkan proses di negara tujuan. Jangan lupa juga mencantumkan alamat pengirim sebagai referensi balik jika terjadi kendala dalam pengiriman.
5. Pilih Ekspedisi yang Terpercaya
Langkah atau cara kirim paket ke luar negeri selanjutnya adalah memilih jasa ekspedisi yang terpercaya. Saat ini sudah banyak jasa ekspedisi yang memberikan layanan pengiriman ke luar negeri, salah satunya adalah SAPX Express.
SAPX Express punya layanan kirim paket ke luar negeri profesional yang akan menjamin paket Anda tiba dengan selamat di alamat tujuan ke berbagai negara di luar negeri. Tarif pengiriman yang dibebankan juga tidak mahal, disesuaikan dengan berat paket Anda. Ada bisa mengecek tarif tersebut melalui laman resmi SAPX Express.
6. Antar Paket ke Ekspedisi
Berikan paket yang sudah Anda siapkan ke pihak ekspedisi. Anda bisa datang langsung ke kantor cabang terdekat, atau menghubungi admin untuk penjemputan barang. SAPX Express melayani penjemputan paket yang mempermudah Anda dalam pengiriman.
7. Isi Formulir Pengiriman dan Bea Cukai
Setelah menentukan jasa ekspedisi dan ongkir, Anda akan diminta mengisi formulir pengiriman yang mencantumkan informasi tentang isi paket, nilai barang, serta tujuan pengiriman. Ini penting untuk keperluan bea cukai, karena beberapa negara memberlakukan pajak impor atau pengecekan khusus terhadap barang tertentu.
8. Lakukan Pembayaran dan Simpan Bukti Resi
Setelah semua proses administrasi selesai, lakukan pembayaran sesuai dengan tarif yang dikenakan. Anda akan menerima bukti pengiriman berupa resi dan nomor pelacakan (tracking number). Simpan baik-baik nomor ini untuk memantau status paket Anda selama proses pengiriman.
Baca juga: Belum Banyak yang Tahu, Ini Cara Menggunakan Bubble
9. Lacak Status Pengiriman Secara Berkala
Gunakan nomor resi untuk memantau perjalanan paket melalui situs resmi ekspedisi pada halaman cek resi. Proses pelacakan ini penting untuk memastikan paket bergerak sesuai jadwal dan untuk mendeteksi lebih awal jika terjadi keterlambatan atau kendala. Jika diperlukan, Anda juga dapat menghubungi customer service ekspedisi untuk informasi lebih lanjut.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengirim barang ke luar negeri dengan lebih percaya diri dan minim risiko. Setiap ekspedisi mungkin memiliki detail prosedur yang berbeda, jadi pastikan Anda selalu membaca panduan resmi dari layanan yang Anda pilih.
Tips Mengirim Paket ke Luar Negeri dengan Aman dan Cepat
Mengirim paket ke luar negeri tidak hanya soal membungkus barang lalu menyerahkannya ke ekspedisi. Ada banyak hal yang perlu diperhatikan agar paket sampai dengan selamat, cepat, dan sesuai harapan.
Berikut beberapa tips penting yang dapat membantu Anda dalam proses pengiriman internasional:
1. Gunakan Kemasan yang Kuat dan Aman
Kemasan yang baik adalah kunci utama dalam melindungi isi paket selama perjalanan jauh. Gunakan kardus berkualitas tebal, dan pastikan bagian dalamnya diberi pelindung seperti bubble wrap, styrofoam, atau bantalan lainnya. Untuk barang pecah belah, tambahkan label “fragile” dan pastikan barang tidak bergerak bebas di dalam kemasan. Ingat, paket Anda akan melewati banyak proses bongkar-muat, jadi pastikan kuat dan tahan guncangan.
2. Cantumkan Alamat Tujuan dengan Jelas dan Lengkap
Tulis alamat penerima dengan format internasional: nama lengkap, alamat jalan, nomor rumah, kota, kode pos, negara, dan nomor telepon aktif. Pastikan semua tulisan terbaca jelas, tidak pudar atau tertutupi stiker lain. Alamat yang tidak lengkap atau salah bisa menyebabkan keterlambatan, atau bahkan paket tidak sampai.
3. Hindari Mengirim Barang Terlarang atau Berisiko
Setiap negara memiliki aturan ketat tentang barang yang boleh masuk. Hindari mengirim barang seperti makanan segar, cairan mudah terbakar, baterai lithium dalam jumlah besar, obat-obatan tanpa izin, atau barang ilegal lainnya. Anda bisa mengecek daftar barang yang dilarang melalui situs bea cukai negara tujuan atau berkonsultasi langsung dengan pihak ekspedisi.
4. Lengkapi Dokumen yang Diperlukan
Untuk pengiriman internasional, dokumen seperti invoice, formulir bea cukai (custom declaration), dan keterangan isi barang sangat penting. Tanpa dokumen ini, paket bisa tertahan di bea cukai atau bahkan dikembalikan ke pengirim. Jika Anda mengirimkan barang bernilai tinggi, detailkan nilainya sesuai harga sebenarnya untuk menghindari kendala bea masuk di negara tujuan.
5. Pilih Jasa Ekspedisi Internasional yang Terpercaya
Gunakan jasa ekspedisi yang memiliki reputasi baik dan menyediakan layanan pengiriman luar negeri, seperti SAPX Express. Pastikan ekspedisi tersebut menawarkan fitur pelacakan (tracking), estimasi pengiriman, layanan customer service, dan jika perlu, opsi asuransi pengiriman.
6. Cek Ongkir dan Estimasi Waktu Pengiriman Sebelum Mengirim
Biaya pengiriman biasanya dihitung berdasarkan berat aktual atau volumetrik (ukuran paket). Sebelum mengirim, cek tarif ongkir melalui website resmi ekspedisi yang Anda pilih. Bandingkan beberapa pilihan layanan seperti regular, express, atau economy, agar sesuai dengan kebutuhan dan budget Anda. Estimasi waktu pengiriman juga penting agar Anda bisa memperkirakan kapan paket akan tiba.
7. Kirim Paket di Awal Pekan dan Hindari Libur Panjang
Waktu pengiriman sangat memengaruhi kecepatan proses. Mengirim paket di hari Senin atau awal pekan memberi waktu lebih panjang bagi paket untuk diproses sebelum akhir pekan. Hindari mengirim mendekati hari libur nasional atau musim libur panjang (seperti Natal dan Tahun Baru), karena volume pengiriman biasanya sangat tinggi dan bisa menyebabkan keterlambatan.
8. Simpan Resi dan Lacak Paket Secara Berkala
Setelah mengirim, Anda akan menerima resi atau nomor pelacakan. Simpan baik-baik karena ini adalah bukti pengiriman dan alat untuk memantau perjalanan paket. Gunakan fitur tracking yang tersedia di website ekspedisi untuk mengetahui posisi terakhir paket dan estimasi waktu tiba. Jika terjadi kendala, segera hubungi layanan pelanggan untuk mendapat bantuan.
9. Gunakan Asuransi untuk Barang Bernilai Tinggi
Jika Anda mengirim barang dengan nilai ekonomi tinggi, sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan asuransi pengiriman. Asuransi akan memberikan perlindungan tambahan jika terjadi kerusakan, kehilangan, atau kendala lain selama pengiriman. Biayanya biasanya tidak terlalu mahal, namun manfaatnya bisa sangat besar.
10. Dokumentasikan Isi dan Kemasan Sebelum Mengirim
Sebelum paket dikirim, ambil foto isi barang dan kemasan luar. Ini akan sangat berguna jika Anda perlu mengajukan komplain, klaim asuransi, atau membuktikan kondisi barang sebelum dikirim. Dokumentasi sederhana ini seringkali terlupakan, padahal bisa sangat membantu di kemudian hari.
Dengan memperhatikan tips-tips di atas, Anda bisa mengurangi risiko keterlambatan, kerusakan, atau masalah lain saat mengirim paket ke luar negeri. Prosesnya memang butuh persiapan, tapi hasilnya akan jauh lebih aman dan memuaskan.
Faktor yang Mempengaruhi Biaya dan Lama Pengiriman
Biaya dan durasi pengiriman internasional bisa sangat bervariasi, tergantung pada beberapa faktor penting. Memahami faktor-faktor ini dapat membantu Anda memilih layanan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi biaya dan lama pengiriman pengiriman internasional:
1. Jarak dan Negara Tujuan
Semakin jauh lokasi pengiriman dan semakin sulit dijangkau negara tujuan, umumnya semakin tinggi pula ongkos kirim dan semakin lama waktu pengirimannya. Pengiriman ke negara-negara dengan rute pengiriman padat seperti Singapura atau Jepang biasanya lebih cepat dibanding negara dengan akses terbatas atau regulasi ketat seperti Afrika Tengah atau negara-negara Timur Tengah.
2. Berat dan Dimensi Paket
Biaya pengiriman ditentukan oleh berat aktual atau berat volumetrik (panjang x lebar x tinggi / 5000). Jika ukuran paket besar tapi ringan, maka perhitungan berat volumetrik bisa lebih tinggi dibanding berat aslinya. Maka dari itu, penting untuk mengemas barang secara efisien agar tidak membengkak ongkos kirimnya.
3. Jenis Layanan Pengiriman
Hampir semua jasa ekspedisi menawarkan berbagai pilihan layanan, seperti ekonomi, reguler, dan ekspres. Layanan ekspres tentu lebih cepat, tapi harganya juga lebih mahal. Jika tidak terburu-buru, Anda bisa memilih layanan ekonomi yang lebih terjangkau meskipun estimasi waktunya lebih lama.
4. Waktu dan Musim Pengiriman
Musim liburan seperti Natal, Tahun Baru, atau Hari Raya biasanya membuat volume pengiriman meningkat drastis, sehingga durasi pengiriman bisa lebih lama dari biasanya. Selain itu, pengiriman saat akhir pekan atau hari libur nasional juga bisa menunda proses pengiriman.
5. Jasa Ekspedisi yang Digunakan
Setiap perusahaan ekspedisi memiliki tarif dan kecepatan pengiriman yang berbeda-beda. Perbedaan tarif ini bisa cukup signifikan tergantung tujuan dan jenis barang yang dikirim.
6. Pajak dan Bea Masuk di Negara Tujuan
Beberapa negara mengenakan bea masuk atau pajak impor untuk barang tertentu, terutama jika nilainya melebihi batas bebas pajak (de minimis value). Biaya tambahan ini bisa menjadi tanggung jawab penerima, dan proses clearance bea cukai juga dapat mempengaruhi durasi pengiriman.
7. Regulasi dan Pemeriksaan Bea Cukai
Jika barang perlu diperiksa secara khusus oleh bea cukai, proses pengiriman bisa memakan waktu lebih lama. Barang-barang seperti kosmetik, makanan, obat-obatan, atau barang elektronik biasanya memiliki prosedur inspeksi yang lebih ketat.
8. Layanan Tambahan
Jika Anda menambahkan layanan tambahan seperti asuransi, pelacakan real-time, atau penanganan khusus, maka biayanya akan bertambah. Namun, layanan ini bisa memberikan perlindungan ekstra terhadap risiko kerusakan atau kehilangan.
Dengan memahami faktor-faktor ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat saat merencanakan pengiriman ke luar negeri. Bila memungkinkan, lakukan perbandingan harga dan estimasi waktu di beberapa ekspedisi untuk mendapatkan pilihan terbaik.
Mengirim barang ke luar negeri memang memerlukan persiapan dan pemahaman yang cukup, terutama dalam hal dokumen, biaya, dan pemilihan jasa ekspedisi. Namun, dengan mengikuti panduan dan tips yang telah dijelaskan, Anda bisa menjalani proses ini dengan lebih mudah dan aman.
Mengetahui cara kirim paket ke luar negeri secara tepat tidak hanya membantu memastikan paket tiba sesuai tujuan, tetapi juga meminimalkan risiko keterlambatan atau kendala di perjalanan. Semoga informasi ini bermanfaat dan bisa menjadi referen
22 Comments