Dalam menjalankan sebuah bisnis, pengeluaran adalah hal yang tidak bisa dihindari. Namun, jika tidak dikelola secara tepat, pengeluaran ini bisa menimbulkan kebocoran dana hingga mengganggu kestabilan keuangan bisnis secara keseluruhan.
Bahkan, dampaknya bisa berujung pada masalah finansial yang serius. Oleh karena itu, mencatat dan memantau pengeluaran, atau yang dikenal dengan istilah expense tracking, menjadi langkah penting agar bisnis tetap berjalan dengan efisien dan sehat secara keuangan.
Untuk usaha kecil, pencatatan pengeluaran memang masih bisa dilakukan secara manual, seperti menggunakan buku catatan atau Spreadsheet. Tapi, seiring perkembangan bisnis dan meningkatnya jumlah transaksi, cara manual ini mulai terasa kurang praktis.
Di sinilah peran aplikasi atau software expense tracker menjadi solusi yang lebih efisien dan cepat untuk mendukung pengelolaan keuangan bisnis.
Nah, dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai apa itu expense tracker, bagaimana cara kerjanya, apa saja manfaatnya, serta beberapa rekomendasi aplikasi terbaik yang bisa kamu coba. Yuk, simak penjelasannya!
Apa Itu Expense Tracker?
Melansir dari Paper.id, expense tracker adalah tools atau aplikasi yang berfungsi untuk mencatat dan mengelola semua pengeluaran dalam bisnis. Dengan bantuan aplikasi ini, kamu bisa mengetahui secara rinci ke mana saja aliran uang bisnis digunakan, mulai dari pemasukan, pengeluaran rutin, hingga saldo akhir.
Berbeda dengan pencatatan manual yang rawan kesalahan dan memakan banyak waktu, aplikasi expense tracker umumnya sudah terhubung langsung dengan rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi, sehingga membuat pencatatan menjadi otomatis dan jauh lebih akurat.
Beberapa aplikasi bahkan menyediakan fitur tambahan seperti analisis keuangan untuk membantu memahami pola pengeluaran dan merancang strategi keuangan yang lebih efisien.
Baca Juga: Payment Link: Solusi Pembayaran Praktis untuk Semua Bisnis
Cara Kerja Expense Tracker
Aplikasi expense tracker biasanya bekerja melalui lima tahapan berikut:
1. Input data transaksi
Pengeluaran bisa dicatat secara manual melalui input ke Spreadsheet, atau secara otomatis jika aplikasi terintegrasi dengan rekening bank, kartu kredit, atau sistem keuangan lainnya.
2. Klasifikasi pengeluaran
Setiap pengeluaran dikelompokkan ke dalam kategori seperti biaya operasional, pemasaran, logistik, pembelian aset, hingga pajak.
3. Membandingkan dengan anggaran
Aplikasi akan mencocokkan pengeluaran aktual dengan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, untuk memastikan bisnis tetap dalam batas yang aman.
4. Analisis keuangan
Laporan seperti arus kas, laporan laba rugi, dan rincian biaya operasional ditampilkan untuk membantu pengambilan keputusan bisnis secara lebih tepat.
5. Optimalisasi pengeluaran
Dari hasil analisis tersebut, kamu dapat mengidentifikasi pos pengeluaran yang tidak efisien dan menyusun ulang anggaran agar lebih hemat tanpa mengorbankan kebutuhan operasional.
Manfaat Menggunakan Expense Tracker untuk Bisnis
Menggunakan aplikasi expense tracker memberikan berbagai keuntungan bagi bisnis, di antaranya:
1. Pengelolaan keuangan yang lebih akurat
Proses otomatisasi membantu mengurangi kesalahan pencatatan akibat human error, sehingga data keuangan menjadi lebih dapat diandalkan.
2. Hemat waktu dan biaya
Pencatatan digital membuat proses pelacakan pengeluaran jauh lebih cepat dan efisien, bahkan bisa dikelola oleh satu orang saja.
3. Kontrol anggaran lebih terjaga
Fitur pengingat dan batas pengeluaran membantu bisnis agar tidak melewati anggaran yang telah direncanakan.
4. Pengambilan keputusan lebih cepat
Dengan data keuangan yang tersaji secara real-time, kamu bisa langsung mengambil tindakan jika ada pengeluaran yang perlu dikendalikan.
Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker Terbaik
Berikut ini beberapa aplikasi expense tracker yang dapat kamu gunakan untuk memantau dan mengatur pengeluaran bisnis:
1. Paper.id
Paper.id adalah platform bisnis terpadu yang menyediakan fitur invoice digital, pembayaran online, serta pencatatan pengeluaran secara otomatis. Keunggulannya adalah sistem yang sudah terintegrasi antara invoice dan rekonsiliasi keuangan, sehingga kamu tidak perlu mencatat transaksi satu per satu secara manual.
Lebih dari itu, Paper.id mendukung lebih dari 30 metode pembayaran seperti transfer bank, QRIS, VA, e-wallet, dan kartu kredit, tanpa perlu mesin EDC! Cocok untuk UMKM maupun bisnis yang ingin memulai transformasi digital dalam pengelolaan keuangan.
Semua fitur ini bisa langsung kamu gunakan secara gratis. Yuk, coba Paper.id sekarang juga dengan cara klik di sini!
Baca Juga: 8 Software Akuntansi Terbaik di Indonesia? Ini Dia Rekomendasinya!
2. QuickBooks
QuickBooks merupakan aplikasi akuntansi yang populer di kalangan bisnis kecil hingga menengah. Fitur pelacakan pengeluarannya sangat lengkap, mulai dari pencatatan transaksi, integrasi dengan bank dan kartu kredit, hingga pengelolaan pajak. Tampilannya juga ramah pengguna, cocok untuk pemula.
3. Xero
Xero adalah pilihan ideal untuk bisnis yang beroperasi secara internasional. Aplikasi ini mendukung berbagai mata uang dan bisa terintegrasi dengan lebih dari 800 aplikasi lain, seperti POS dan sistem inventaris. Pelaporan keuangan dilakukan otomatis, sangat cocok untuk startup dan bisnis berbasis layanan.
4. Zoho Expense
Cocok bagi perusahaan dengan banyak karyawan dan proses reimburse yang tinggi. Zoho Expense menawarkan fitur seperti scan struk otomatis, approval biaya, serta pengaturan kebijakan pengeluaran. Sangat membantu tim keuangan dalam mengurangi beban administratif.
5. Expensify
Bagi bisnis yang sering melakukan perjalanan dinas atau memiliki tim sales lapangan, Expensify menjadi solusi yang efisien. Aplikasi ini menyediakan fitur pelaporan otomatis untuk perjalanan bisnis, integrasi kartu kredit perusahaan, dan scan struk yang mempercepat proses klaim biaya.
Baca Juga: Membuat Proyeksi Keuangan Bisnis Plan yang Akurat
Demikian penjelasan secara lengkap mengenai expense tracker. Aplikasi ini bisa menjadi tools yang sangat berguna untuk menjaga kestabilan keuangan bisnis, baik untuk skala kecil maupun besar.
Jika sampai saat ini kamu belum menggunakan aplikasi semacam ini, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai.
Dengan pencatatan pengeluaran yang lebih rapi dan terorganisir, kamu bisa menghemat biaya serta menjaga agar bisnis tetap sehat secara finansial.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan SAPX Express
